Professionelles Mahnwesen:
Was du wirklich wissen musst
§286 BGB, Verzugszinsen, Mahnstufen, €40-Pauschale — hier bekommst du alles, was Freelancer, Handwerker und Selbstständige über rechtssichere Mahnungen wissen müssen. Praxisnah, ohne Juristendeutsch.
Die wichtigsten Paragraphen
Diese vier BGB-Normen bilden das Fundament jedes professionellen Mahnverfahrens.
Verzug des Schuldners
Gerät ein Schuldner nach Fälligkeit und Mahnung in Verzug, schuldet er Schadensersatz für den entstandenen Schaden. Im B2B-Bereich tritt Verzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit ein — ohne gesonderte Mahnung (§286 Abs. 3 BGB).
Verzugszinsen
Geldschulden sind ab Verzugseintritt mit 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§247 BGB) zu verzinsen — im B2B-Bereich. Für Verbraucher gilt ein niedrigerer Satz von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
€40 Schadenspauschale
Bei Geschäften zwischen Unternehmen hat der Gläubiger Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro als Entschädigung für den Verzugsschaden. Diese entfällt nicht auf etwaige Zinsen und ist auch ohne Nachweis eines konkreten Schadens fällig.
Basiszinssatz
Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli angepasst. Stand 01.01.2026: 3,62 %. Damit ergibt sich ein aktueller Verzugszinssatz von 12,62 % p.a. im B2B-Bereich.
Verzugszinsen berechnen
Der gesetzliche Verzugszinssatz im B2B-Bereich berechnet sich als:
Aktuelles Beispiel (2026): Eine offene Rechnung über 5.000 € ist seit 45 Tagen überfällig. Basiszinssatz: 3,62 %. Verzugszinssatz: 12,62 % p.a. → 77,77 € Verzugszinsen.
Basiszinssatz 3,62 % (Stand 01.01.2026) → Verzugszins 12,62 % p.a.
Der Mahnprozess Schritt für Schritt
Ein strukturiertes, eskalierendes Mahnverfahren ist die wirksamste Methode, offene Forderungen einzutreiben — ohne Anwalt, ohne Gericht.
Freundliche Erinnerung ohne Androhung von Konsequenzen. Rechtlich nicht notwendig, aber bewahrt die Kundenbeziehung.
Offizielle Mahnung setzt den Schuldner in Verzug (§286 BGB). Verzugszinsen laufen ab. Mahngebühr kann erhoben werden.
Erhöhter Druck, erneute Fristsetzung. Androhung weiterer Schritte. Zusätzliche Mahngebühr nach §288 Abs. 5 BGB möglich.
Letzte Frist vor gerichtlichen Schritten oder Inkasso-Übergabe. Klare Androhung des nächsten Schrittes mit konkretem Datum.
Übergabe der Forderung an ein Inkassounternehmen. Die Inkassokosten trägt bei Obsiegen der Gläubiger der Schuldner.
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen tritt Verzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit ohne gesonderte Mahnung ein — sofern auf der Rechnung auf diese Regelung hingewiesen wurde. Die Zahlungserinnerung ist trotzdem empfohlen, da sie die Zahlungsquote signifikant erhöht.
Welche Gebühren darf ich erheben?
Das Gesetz erlaubt dir als Gläubiger verschiedene Kostenpositionen — viele werden aus Unwissenheit gar nicht geltend gemacht.
Pauschal pro Mahnfall, ohne Nachweis eines konkreten Schadens. Gilt ausschließlich im B2B-Bereich. Entfällt auf etwaige Zinsen.
9 % über Basiszinssatz (B2B) bzw. 5 % über Basiszinssatz (B2C). Laufen ab Verzugseintritt täglich. Können in jeder Mahnung ausgewiesen werden.
Kann vertraglich oder in AGB vereinbart werden (z.B. €5–15 pro Mahnung). Muss verhältnismäßig sein. Ohne vertragliche Basis nur eingeschränkt durchsetzbar.
6 häufige Fehler im Mahnwesen
Diese Fehler kosten Selbstständige jedes Jahr bares Geld — und sind alle vermeidbar.
Zu langes Warten
Viele Selbstständige mahnen erst nach Wochen. Je länger gewartet wird, desto schlechter wird die Zahlungswahrscheinlichkeit — und desto mehr Liquidität fehlt.
Fehlende Pflichtangaben
Eine Mahnung ohne Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum oder Kontoverbindung ist rechtlich angreifbar. Im Streitfall kann das zum Problem werden.
Verzugszinsen nicht geltend machen
Der Anspruch auf Verzugszinsen besteht von Gesetzes wegen — aber nur wenn er auch eingefordert wird. Viele Rechnungssteller verzichten unnötigerweise darauf.
Keine Dokumentation
Ohne Nachweis des Versanddatums und -inhalts ist eine Mahnung im Streitfall schwer zu belegen. GoBD-konforme Protokollierung ist essenziell.
Unprofessioneller Ton
Zu aggressiv formulierte Mahnungen schaden der Geschäftsbeziehung. Zu freundlich formulierte werden nicht ernst genommen. Der richtige Ton ist entscheidend.
Keine Eskalationsstrategie
Wer immer dieselbe Mahnung verschickt, zeigt dem Schuldner, dass keine echten Konsequenzen folgen. Eine klare Eskalationslogik erhöht die Zahlungsquote.
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Häufige Fragen zum Mahnwesen
Praxisnahe Antworten auf die Fragen, die Selbstständige am häufigsten stellen.
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