Mahnwesen als Freelancer —
was wirklich zählt
Freelancer haben besondere Herausforderungen: oft keine AGB, keine Verträge, internationale Kunden — und die Angst, durch Mahnungen Aufträge zu verlieren. Hier ist, was du wirklich wissen und tun musst.
Die typischen Freelancer-Probleme
— und wie du sie löst
Kein schriftlicher Vertrag
Viele Freelancer-Aufträge entstehen per E-Mail, Slack oder mündlich. Das ist rechtlich riskant — ohne schriftliche Grundlage ist die Forderung im Streitfall schwerer durchzusetzen.
Auch nachträglich: Bestätige jeden Auftrag per E-Mail mit Leistungsumfang und Preis. "Wie besprochen liefere ich X bis Y für Z €" genügt.
Kein Abnahmeprotokoll
Besonders bei Stundenhonoraren oder Projekt-Deliverables ist die Forderung erst fällig, wenn die Leistung "abgenommen" wurde. Ohne Abnahme kann der Kunde die Fälligkeit anfechten.
Schicke nach Projektabschluss eine kurze Abnahme-E-Mail: "Hiermit bestätige ich die Übergabe von [Projekt] am [Datum]. Rechnung folgt."
Internationale Kunden
Bei ausländischen Kunden (EU und Non-EU) gelten andere Verzugsregeln. Innerhalb der EU gilt die Late Payment Directive, die ähnlich wie §286 BGB funktioniert.
Im Angebot immer deutsches Recht und Gerichtsstand vereinbaren: "Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist [dein Wohnort]."
Angst, Kunden zu verlieren
Die häufigste Hemmung: "Wenn ich mahne, kommt da kein Auftrag mehr." In der Realität zeigt konsequentes Mahnwesen Professionalität — und schlechte Zahler möchtest du ohnehin nicht behalten.
Trenne das Mahnwesen emotional von der Kundenbeziehung. Automatisierte Mahnungen sind "das System" — nicht du persönlich.
Proaktiver Schutz vor Zahlungsausfällen
Die besten Mahnungen sind die, die du nie schreiben musst — weil du vorher die richtigen Weichen gestellt hast.
Zahlungsbedingungen im Angebot
Zahlungsziel, Verzugszinsen und die €40-Pauschale schon im Angebot/Vertrag verankern. Das schützt rechtlich und signalisiert Professionalität.
Anzahlung bei größeren Projekten
Bei Projekten über 2.000 € eine Anzahlung von 30–50 % verlangen. Das sichert Liquidität und testet die Zahlungsbereitschaft des Kunden frühzeitig.
Kurze Zahlungsziele setzen
14 Tage statt 30 Tage als Standard. Je länger das Zahlungsziel, desto länger wartest du und desto mehr gerät die Rechnung in Vergessenheit.
Konsequent und früh mahnen
Nicht auf "wird schon kommen" hoffen. Nach 1–3 Tagen Verzug die erste Zahlungserinnerung senden — das erhöht die Zahlungsquote erheblich ohne die Beziehung zu belasten.
Was manuelles Mahnwesen wirklich kostet
Freelancer verkaufen Zeit. Jede Stunde, die du mit Mahnen verbringst, ist eine Stunde, die du nicht abrechnen kannst.
Häufige Fragen
Was, wenn kein schriftlicher Vertrag existiert?
Die Forderung besteht trotzdem, ist aber schwerer zu beweisen. Sicher sind: E-Mails, Slack-Nachrichten, WhatsApp-Verläufe — all das kann als Beweis dienen. Wenn der Kunde die Leistung genutzt hat, gilt das als konkludente Annahme. Im Streitfall hilft ein Anwalt.
Darf ich als Einzelunternehmer die €40-Pauschale verlangen?
Ja — die €40-Schadenspauschale nach §288 Abs. 5 BGB gilt im B2B-Bereich, also bei Forderungen zwischen Unternehmern. Als Freelancer bist du Unternehmer, solange dein Auftraggeber ebenfalls Unternehmer ist (GmbH, AG, Einzelunternehmen etc.).
Was mache ich bei Privatkunden (B2C)?
Bei Privatpersonen gelten die Verzugszinsen zu einem niedrigeren Satz (5 Prozentpunkte über Basiszins), und die €40-Pauschale entfällt. Das Mahnverfahren ist dasselbe, aber bei der Gesamtforderung muss entsprechend unterschieden werden.
Was, wenn der Kunde Mängel als Vorwand benutzt?
Ein Auftragnehmer hat kein Zurückbehaltungsrecht bei strittigen Mängeln, solange die Hauptforderung unbestritten ist. Wenn der Kunde teilweise zahlt und einen Teil einbehält, kann das ungerechtfertigt sein. Im Zweifelsfall: Anwalt hinzuziehen.
Dunify — gebaut für Freelancer & Selbstständige
Kein Buchhaltungs-Studium, keine Steuerberater-Rechnung: Dunify übernimmt das komplette Mahnwesen automatisch — für unter 10 € im Monat.
Kostenlos starten →Kein Kreditkarte · Setup in 3 Minuten · Monatlich kündbar